Od 1 lutego 2026 roku sposób odbierania dokumentów księgowych w Polsce ulega ważnej zmianie. Nawet jeśli Twoja firma nie wystawia jeszcze faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), możesz zacząć otrzymywać je tą drogą od swoich kontrahentów. Wojewoda Podkarpacki Teresa Kubas-Hul przypomina o kluczowych krokach, które pozwolą każdemu przedsiębiorcy z naszego regionu sprawnie odnaleźć się w nowej rzeczywistości.
Zmiana dotyczy wszystkich podmiotów gospodarczych – od osób prowadzących jednoosobową działalność (JDG) po sektor mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Warto wiedzieć, że w nowym systemie faktura jest uznawana za prawnie doręczoną w momencie jej pojawienia się w KSeF, co ma bezpośredni wpływ na terminy płatności.
5 kroków do Twojej e-faktury
Odebranie dokumentu w systemie KSeF nie jest skomplikowane, ale wymaga przejścia przez konkretną procedurę uwierzytelnienia.
- Wybierz odpowiednie narzędzie
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia do obsługi systemu:
Aplikację Podatnika KSeF (dostępną przez przeglądarkę na stronie ksef.podatki.gov.pl),
Aplikację Mobilną KSeF (na smartfony),
System e-mikrofirma (dostępny przez e-Urząd Skarbowy). - Uzyskaj dostęp (jeśli robisz to pierwszy raz)
Jeśli posiadasz numer NIP, masz już podstawowe uprawnienia do korzystania z systemu. Sytuacja różni się jednak w zależności od formy działalności. O ile właściciele JDG mają dostęp ułatwiony, o tyle spółki, które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej, muszą wcześniej złożyć formularz ZAW-FA w swoim urzędzie skarbowym (np. w Przeworsku).
- Zaloguj się do systemu
Do uwierzytelnienia się w systemie wystarczy Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Można to zrobić bezpośrednio na rządowej stronie lub przez program księgowy, o ile jest on zintegrowany z KSeF.
- Odszukaj fakturę
Po zalogowaniu należy przejść do zakładki „Lista Faktur”. To tam znajdą się wszystkie dokumenty wystawione dla Twojej firmy przez kontrahentów.
- Pobierz lub wydrukuj dokument
Otrzymaną fakturę można zapisać na dysku komputera lub w pamięci telefonu (np. w formacie PDF). Każdy taki dokument jest automatycznie opatrzony unikalnym numerem KSeF oraz kodem QR. Wydruk może być potrzebny np. w sprawach administracyjnych, sądowych czy przy rejestracji pojazdu.
O czym musi pamiętać przedsiębiorca?
Najważniejszą kwestią jest regularność. Ponieważ system KSeF staje się oficjalnym kanałem obiegu dokumentów, przedsiębiorcy powinni często zaglądać do zakładki „Lista Faktur”.
„Warto regularnie sprawdzać system, ponieważ termin płatności faktury liczy się od momentu jej udostępnienia w KSeF. Dokument uważa się za doręczony z chwilą nadania mu numeru w systemie.”
Dla przedsiębiorców z Przeworska i okolic, którzy mają dodatkowe pytania, dostępne są szczegółowe informacje na stronie ksef.podatki.gov.pl. Wsparcie można uzyskać również pod numerami infolinii Krajowej Administracji Skarbowej: 801 055 055 lub 22 330 03 30.
Wdrożenie KSeF to kolejny etap cyfryzacji usług publicznych, który ma docelowo uprościć rozliczenia i uszczelnić system podatkowy. Warto przygotować się na te zmiany już teraz.
Źródło informacji: Teresa Kubas-Hul Wojewoda Podkarpacki / Ministerstwo Finansów
